Calendar 10.01.2025

Zatrudnienie obcokrajowców – checklista dla działu HR

PSbg
logo

Rosnące problemy z uzupełnianiem wakatów kadrowych coraz szerzej otwierają polski rynek pracy na pracowników z zagranicy. Już nie tylko osoby z Ukrainy czy Białorusi, ale także z Indii, Filipin czy Nepalu stają się nieodłączną częścią zespołów w firmach produkcyjnych, logistycznych czy tych z sektora IT. Działy HR, odpowiedzialne za pozyskanie kandydatów, ale też za legalizację ich zatrudnienia, stają przed wieloma wyzwaniami: od znajomości przepisów prawa, przez przygotowanie dokumentacji, aż po wsparcie nowozatrudnionych w procesie integracji. Aby ułatwić te procesy, przygotowaliśmy checklistę oraz praktyczne wskazówki dotyczące zatrudnienia cudzoziemców.

Samo trafienie do kandydata z ofertą, to temat na inny wpis (trochę o rekrutacji pracowników pisaliśmy TUTAJ) – w tym artykule skupimy się na tym, w jaki sposób legalnie zatrudnić cudzoziemca, który już w Polsce przebywa i takiego, który dopiero ma przyjechać do naszego kraju. Co powinniśmy zrobić krok po kroku?

Zatrudnienie obcokrajowca przebywającego w Polsce – krok po kroku.

Szacuje się, że w Polsce przebywa 2,5 – 3,5 mln cudzoziemców. Na koniec lipca 2024 r. aktywnych zawodowo (wykonujących pracę) było 1 mln 041,6 tys. obcokrajowców. W tej grupie na pewno znajdują się osoby, które są lub byłyby zainteresowane zmianą pracodawcy, gdy pojawiła się możliwość wyższych zarobków, lepszych perspektyw rozwojowych lub zmiany regionu zamieszkania na bardziej atrakcyjny z punktu widzenia pracownika.

1. Weryfikacja statusu pobytowego i możliwości dostępu do rynku pracy

W pierwszym kroku zawsze należy sprawdzić czy obcokrajowiec przebywa w Polsce legalnie. Zweryfikować należy ważność paszportu (musi być ważny przynajmniej przez okres planowanego zatrudnienia) oraz dokumentu legalizujący pobyt, np. wiza, karta pobytu czasowego, status ochrony międzynarodowej.

Następnie trzeba ustalić czy dany tytuł pobytowy daje dostęp do rynku pracy, czy mówiąc wprost: pozwala na podjęcie zatrudnienia w Polsce. W przypadku wizy należy sprawdź cel jej wydania, ponieważ nie każda wiza uprawnia do podejmowania pracy (np. obcokrajowcy przyjeżdżający do naszego kraju na wizie turystycznej nie mogą zostać zatrudnieni). Jeśli cudzoziemiec posiada kartę pobytu powinna się na niej znaleźć adnotacja: “dostęp do rynku pracy”. Warto też poprosić obcokrajowca o przedłożenie decyzji ws. wydania karty.

2. Uzyskanie (jeśli wymagane) nowego zezwolenie na pracę

Jeśli cudzoziemiec zmienia pracodawcę najprawdopodobniej konieczne będzie uzyskanie nowego dokumentu zezwalającego na pracę. Legalizować pracę obcokrajowca przebywającego w Polsce można na klika sposób. Najczęściej przez uzyskanie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi albo zezwolenia na pracę cudzoziemca. Jak to zrobić?

  • Przeprowadź test rynku pracy i uzyskaj informację starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na lokalnym rynku pracy. Dokument ten nie jest wymagany w przypadku zatrudnienia pracowników na podstawie procedury uproszczonej (oświadczeniowej) oraz w przypadku zawodów uznane za deficytowe. Więcej o teście rynku pracy pisaliśmy TUTAJ.
  • Zbierz dokumenty wymagane do złożenia wniosku
  • Przygotuj projekt (promesę zatrudnienia) albo kopię umowy o pracę (lub umowy cywilnoprawnej)
  • Wnieś opłatę skarbową za wniosek (koszt pokrywa pracodawca. Obecnie wynosi on 100 zł dla zatrudnienia powyżej 3 miesięcy)
  • Do wniosku dołącz dokumenty rejestrowe pracodawcy (np. KRS, CEIDG).
  • Sprawdź, czy wniosek został poprawnie wypełniony i czy nie brakuje żadnego z wymaganych załączników – brak kompletności dokumentacji wydłuży proces.
  • Złóż wniosek o zezwolenie na pracę. Wniosek składany jest do wojewody właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy. Pamiętaj, aby monitorować przebieg sprawy i w razie wezwania do uzupełnienia dokumentacji reagować w wyznaczonym terminie.

W związku z tzw. specustawą wojenną obywatele Ukrainy mogą być zatrudniani przez firmy bez konieczności uzyskiwania dla nich oświadczenia czy zezwolenia. W tym przypadku konieczna jest weryfikacja czy dany kandydat posiada numer PESEL ze statusem UKR. Jeśli tak, pracodawca może zatrudnić go na podstawie powiadomienia wysyłanego do właściwego urzędu pracy.

Czas oczekiwania na decyzję może wynosić od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od województwa i rodzaju wniosku.

3. Zatrudnienie obcokrajowca po uzyskaniu zezwolenia na pracę

Po otrzymaniu zezwolenia na pracę od wojewody (lub oświadczenia z powiatowego urzędu pracy) należy przekazać cudzoziemcowi jeden egzemplarz dokumentu, aby mógł wykazać swoją legalność zatrudnienia. Przy odbieraniu zezwolenia przez obcokrajowca warto też poprosić go o podpis na wersji, która zostaje w aktach osobowych.

Niezbędnym elementem jest podpisanie umowy z obcokrajowcem w języku dla niego zrozumiałym. Jeśli kandydat nie zna języka polskiego, umowę należy przygotować w języku, którym włada. Trzeba pamiętać, że zapisy umowy muszą być odzwierciedleniem warunków zatrudnienia wskazanych w dokumencie zezwalającym na pracę (oświadczeniu lub zezwoleniu).

Również wdrożenie pracownika, w tym szkolenie BHP, powinno odbywać się w języku, którym posługuje się pracownik z zagranicy. Nie wynika to wprost z przepisów prawa, ale pozwala na utrzymanie wyższej retencji, podnosi efektywność i zapobiega ewentualnym wypadkom w pracy.

4. Zgłoszenie pracownika do ZUS i obowiązek informacyjny względem urzędu

Podobnie jak w przypadku pracowników z Polski, obcokrajowców zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia należy zgłosić do ubezpieczeń społecznych. Na zgłoszenie cudzoziemca do ZUS masz 7 dni od daty rozpoczęcia przez niego pracy.

Dodatkowym obowiązkiem pracodawcy w przypadku zatrudniania cudzoziemców jest także wypełnienie obowiązku informacyjnego względem urzędu, który wydał pozwolenie na pracę. Jest to szczególnie istotne, ze względu na kary finansowe, które mogą zostać nałożone na przedsiębiorcę, który przeoczy tę ostatnią formalność.

W przypadku zatrudnienia pracownika z zagranicy w ramach procedury uproszczonej należy powiadomić powiatowy urząd pracy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez obcokrajowca w terminie 7 dni od planowej daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu.

Jeśli natomiast cudzoziemiec zatrudniany jest na podstawie zezwolenia na pracę, to pracodawca ma obowiązek poinformować pisemnie wojewodę w terminie 7 dni o niepodjęciu pracy w okresie 3 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę, a także przerwaniu pracy na okres przekraczający 3 miesiące lub zakończeniu pracy wcześniej niż 3 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę.

Zatrudnienie cudzoziemca, który dopiero przyjedzie do Polski – krok po kroku.

W przypadku kandydatów spoza Polski, którzy nie mają jeszcze dokumentów legalizujących pobyt i pracę, proces jest nieco dłuższy i bywa bardziej skomplikowany. Kluczowe zadania spoczywają na pracodawcy, który musi przygotować odpowiednie dokumenty umożliwiające zarówno przyjazd, jak i zatrudnienie.

Krok 1: Wybranie odpowiedniego rodzaju dokumentu legalizującego pracę i pobyt

Jak już wspominaliśmy wyżej, w zależności od kraju pochodzenia, a także wykonywanej funkcji, należy odpowiednio wybrać dokument legalizujący planowany pobyt i zatrudnienie. Już na tym etapie warto określić na jak długo planujemy zatrudnić pracownika, na jakim stanowisku, za jakim wynagrodzeniem i na jakiej umowie.

Dwie najczęściej stosowane procedury, to:

  • Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – uproszczona procedura dla obywateli wybranych krajów (obecnie Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy)
  • Zezwolenie na pracę (najpopularniejsze są zezwolenie typu A oraz S, choć samych rodzajów zezwoleń mamy 6) – dokument wymagany dla większości cudzoziemców spoza UE.

Krok 2: Przygotowanie i złożenie dokumentów w urzędzie

Analogicznie jak w przypadku cudzoziemców będących już na terenie Polski należy przygotować komplet dokumentów do złożenia we właściwym urzędzie. Dla oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi jest to powiatowy urząd pracy, a dla zezwoleń na pracę – urząd wojewódzki.

Przy określaniu startu zatrudnienia należy wziąć pod uwagę nie tylko czas oczekiwania na wydanie dokumentu, ale także na jego wysyłkę za granicę, oczekiwania na wydanie wizy oraz organizację przyjazdu pracownika do Polski. W zależności od odległości, formalności w konsulatach i kolejek może on wynosić nawet 6 – 8 miesięcy.

Krok 3: Wysyłka dokumentów i przygotowanie na przyjazd cudzoziemca do Polski

Po uzyskaniu decyzji prześlij dokumenty kandydatowi, aby mógł ubiegać się o wizę. Do zezwolenia (lub oświadczenia) należy dołączyć umowę przedwstępną, wniosek o wydanie wizy i list gwarancyjny.

W okres oczekiwania na kandydata warto przygotować nie tylko onborading, który pomoże cudzoziemcowi zrozumieć procesy i ułatwi adaptację w nowym środowisku, ale także zapewnić wsparcie w poszukiwaniu zakwaterowania (lub zapewnić je w pierwszym okresie zatrudnienia). Należy pamiętać, aby stale utrzymywać kontakt z kandydatem, wspierać go w procesie wizowym, a później w organizacji przyjazdu i pobytu w Polsce.

Krok 4: Zatrudnienie obcokrajowca po przyjeździe do Polski

Po uzyskaniu zezwolenia na pracę, wizy i przyjeździe kandydata do Polski z obcokrajowcem należy podpisać umowę. Jej forma i warunki współpracy muszą być zgodne z wydanym przez urząd dokumentem (oświadczenie, zezwolenie).

Dla pracownika należy zorganizować szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP), zapewnić dostęp do regulaminów pracy i dokumentów w języku, który rozumie.

Dodatkowym plusem będzie wyjaśnienie zasad korzystania np. z publicznej służby zdrowia (NFZ) czy warunków ubezpieczenia społecznego.

Krok 5: Zgłoszenie pracownika do ZUS i obowiązek informacyjny względem urzędu

Na zgłoszenie zatrudnienie cudzoziemca do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych masz 7 dni. Pamiętaj także o obowiązku informacyjny względem urzędu, który wydał dokument legalizujący pracę obcokrajowca, o którym pisaliśmy wyżej.

W trakcie zatrudnienia warto również zadbać o to, aby cudzoziemiec wyrobił numer PESEL. Nadanie numeru PESEL cudzoziemcowi następuje z urzędu, jeżeli zamelduje się on w RP na pobyt powyżej 30 dni lub pobyt stały. W razie braku zameldowania cudzoziemiec może złożyć wniosek o nadanie numeru ewidencyjnego w dowolnym urzędzie gminy. Numer PESEL jest przydatny nie tylko dla obcokrajowca, ale także dla pracodawcy, kiedy konieczne staje się rozliczenie PIT.

Pamiętaj, że przepisy legalizacyjne często się zmieniają (informujemy o zmianach na bieżąco na naszym profilu na LinkedIn – zachęcamy do śledzenia), a Twoja checklista powinna być weryfikowana i korygowana co jakiś czas.


Podsumowanie

Zatrudnienie cudzoziemców to nie tylko korzyść dla firmy, ale także wyzwanie wymagające znajomości przepisów i staranności w formalnościach. Dzięki checkliście, proces ten stanie się bardziej przejrzysty i efektywny. Pamiętaj, że legalizacja pracy to nie tylko obowiązek, ale także sposób na budowanie dobrej reputacji pracodawcy i wspieranie różnorodności w miejscu pracy.

Masz pytania? Skonsultuj się bezpłatnie z naszymi ekspertami, aby uzyskać profesjonalne wsparcie na każdym etapie procesu.

Share

Spodobał Ci się artykuł?

Udostępnij go dalej!

Zobacz podobne artykuły

    Zadzwoń lub napisz do nas.

    Telephone Skontaktujemy się z Tobą w 2h. Pracujemy w godzinach: 9:00-17:00

    Skontaktuj się ze mną

    PS Logo

    ul. Sucha 3 piętro 3, 50-086 Wrocław

    Fire Grupa Kapitałowa
    Personnel Service

    Personnel Service S.A. z siedzibą we Wrocławiu wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia – Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, kapitał zakładowy: 7 451 295,00 PLN, opłacony w całości.

    socialsocialsocialsocial
    social