15 października 2024 r. Rada Ministrów przyjęła uchwałę w sprawie przyjęcia dokumentu „Odzyskać kontrolę. Zapewnić bezpieczeństwo. Kompleksowa i odpowiedzialna strategia migracyjna Polski na lata 2025-2030”. Zgodnie z jej zapisami utrzymana zostanie tzw. procedura oświadczeniowa dla obcokrajowców z pięciu wybranych kierunków migracyjnych.

Na czym polega procedura uproszczona? W jaki sposób ułatwia ona legalne zatrudnienie cudzoziemców w Polsce? Jakich kierunków dotyczy?

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy – co to jest?

Co do zasady, aby legalnie zatrudniać obcokrajowców z państw trzecich w Polsce konieczne jest uzyskanie zezwolenia na wykonywanie pracy. Przepisy przewidują jednak odstępstwo od tej reguły, czyli zatrudnienie w trybie uproszczonym. Takie rozwiązanie zawarte jest w § 1 pkt 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 kwietnia 2015 r. w sprawie przypadków, w których powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest dopuszczalne bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę.

Procedura uproszczona to mechanizm, który pozwala na legalne zatrudnienie cudzoziemców na podstawie złożenia oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy bez konieczności ubiegania się o pełne zezwolenie na pracę.

Zatrudnienie cudzoziemca w trybie uproszczonym możliwe jest zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i zlecenia czy umowy o dzieło.

Zatrudnienie cudzoziemca na podstawie oświadczenia – kogo dotyczy?

Procedura uproszczona dotyczy wyłącznie obywateli wybranych krajów wskazanych w rozporządzeniu, tj. Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Armenii i Mołdawii.

W nowej strategii migracyjnej rząd zapowiedział, że lista kierunków objętych procedurą oświadczeniową będzie podlegała weryfikacji. Oznacza to, że lista państw, z których kandydaci będą zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę może ulec modyfikacji.

W październiku 2022 r. z katalogu państw, których obywatele mogą wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji oświadczeń wykreślona została Federacja Rosyjska. Oznacza to, że pracodawcy zatrudniający obywateli Rosji nie mogą już korzystać z tej formy legalizacji pracy obcokrajowca.

Aby móc skorzystać z zatrudnienia obcokrajowca w ramach procedury uproszczonej muszą być spełnione łącznie następujące warunki:

Cudzoziemiec musi być obywatelem jednego ze wspomnianych już wyżej krajów (Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Ukrainy)
Okres zatrudnienia nie może przekraczać 24 miesięcy
Wykonywana praca nie ma charakteru pracy sezonowej
Dzień rozpoczęcia zatrudnienia przypada nie później niż za 6 miesięcy od daty złożenia oświadczenia
Wysokość wynagrodzenia obcokrajowca nie może być niższa niż pracowników wykonujących porównywalne obowiązki lub zatrudnionych na podobnym stanowisku

Procedura uproszona krok po kroku

1. Złożenie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Pracodawca, który zamierza zatrudnić cudzoziemca, musi złożyć oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy. Można to zrobić osobiście, przez pełnomocnika, pocztą lub online przez portal praca.gov.pl.

Do wniosku należy dołączyć:

Wypełniony druk oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.
Oświadczenie o niekaralności pracodawcy.
Kopia dokumentu tożsamości cudzoziemca (wszystkie zapisane strony w paszporcie)
Dowód wniesienia opłaty za złożenie oświadczenia.
Pełnomocnictwo i potwierdzenie opłaty skarbowej za pełnomocnictwo (jeśli wniosek składany jest przez pełnomocnika).

2. Weryfikacja dokumentów przez urząd pracy

3. Wpisanie oświadczenia do ewidencji i odbiór oświadczenia

Po pozytywnej weryfikacji urząd pracy wpisuje oświadczenie do ewidencji, a pracodawca otrzymuje potwierdzenie wpisu z pieczątką urzędu (lub elektronicznie). Oświadczenie można odebrać osobiście, przez pełnomocnika lub pocztą, w zależności od wybranej opcji podczas składania wniosku. Oświadczenie w formie elektronicznej może być przesłane na konto pracodawcy lub pełnomocnika w portalu praca.gov.pl.

Praca cudzoziemca jest legalna przez okres wskazany w oświadczeniu.

Powiatowy urząd pracy, wpisując oświadczenie do ewidencji, może określić późniejszy dzień rozpoczęcia pracy, niż wskazany w oświadczeniu przez pracodawcę.

Obowiązki pracodawcy zatrudniającego obcokrajowca na oświadczeniu

Mimo iż zatrudnienie pracownika z zagranicy na podstawie oświadczenia jest znacznie prostsze i szybsze niż w przypadku zezwolenia na pracę, należy pamiętać, że na pracodawcy nadal ciąży obowiązek weryfikacji czy cudzoziemiec posiada ważny status pobytowy uprawniający go do przebywania i podejmowania zatrudnienia w Polsce.

Podjęcie pracy przez cudzoziemca wyklucza w szczególności wiza wydana w celu turystycznym.

Do obowiązków pracodawcy związanych z zatrudnieniem cudzoziemców w ramach procedury uproszczonej należy także:

Powiadomienie powiatowego urzędu pracy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez obcokrajowca w terminie 7 dni od planowej daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu
Zawarcie z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej w języku dla niego zrozumiałym oraz zgodnej z warunkami wpisanymi w oświadczeniu
Przechowywanie m.in. kopii dokumentów pobytowych obcokrajowca

Brak powiadomienia urzędu o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca zagrożony jest karą grzywny.

Zmiana warunków zatrudnienia cudzoziemca

Zdarza się, że w trakcie zatrudnienia zmianie ulegają warunki pracy obcokrajowca. Czy w takiej sytuacji konieczne jest występowanie przez pracodawcę o nowy wpis do ewidencji oświadczeń? Co do zasady tak. Zmiana warunków pracy lub/i pracodawcy wymaga uzyskania dla cudzoziemca nowego oświadczenia. Od tej reguły istnieją jednak wyjątki.

Wpis nowego oświadczenia do ewidencji nie jest wymagany, jeżeli:

nastąpiła zmiana siedziby lub miejsca stałego pobytu, nazwy lub formy prawnej pracodawcy lub przejęcie zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę;
pracodawca i cudzoziemiec zawarli umowę o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej;
cudzoziemiec jest pracownikiem tymczasowym, skierowanym przez pracodawcę do innego pracodawcy użytkownika, niż określony w oświadczeniu, jeżeli dane dotyczące pracy oferowanej cudzoziemcowi określone w oświadczeniu, z wyjątkiem miejsca wykonywania pracy, nie uległy zmianie;
cudzoziemiec otrzymuje wynagrodzenie wyższe, niż to widniejące w oświadczeniu;

Ile kosztuje oświadczenie dla cudzoziemca?

Koszt oświadczenia o powierzeniu pracy pokrywa pracodawca jeszcze przed złożeniem oświadczenia. Obecnie opłata wynosi 100 zł. Dowód wpłaty należy dołączyć do wniosku o wpisanie oświadczenia do ewidencji oświadczeń.

Opłata ta, co do zasady, nie podlega zwrotowi.

Jaki jest czas oczekiwania na wpis do ewidencji oświadczeń?

Jeśli pracodawca złożył kompletny wniosek o wpis do ewidencji oświadczeń, a sprawa nie wymaga postępowania wyjaśniającego, to powiatowy urząd pracy ma 7 dni roboczych na rozpatrzenie oświadczenia.

Procedura uproszczona a wizy dla pracowników z zagranicy.

Warto pamiętać, że w przypadku cudzoziemców, którzy nie przebywają jeszcze w Polsce otrzymanie oświadczenia o powierzeniu pracy jest dopiero pierwszym krokiem w drodze do zatrudnienia. W przypadku obcokrajowców, którzy nie mogą wjechać do naszego kraju w ramach ruchu bezwizowego lub, mimo tej możliwości, decydują się na złożenie wniosku o wizę pracowniczą, konieczne jest wysłanie oryginału wpisanego do ewidencji oświadczenia do kandydata. Stanowi ono bowiem podstawę do ubiegania się w kraju jego stałego pobytu o wydanie wizy w celu wykonywania pracy.

Konsul zwykle wydaje wizę, jeżeli planowany czas zatrudnienia wskazany w oświadczeniu wynosi co najmniej 91 dni.

Przy składaniu oświadczenia należy przyjąć więc nieco późniejszy czas rozpoczęcia pracy, tak aby cudzoziemiec miał czas na uzyskanie wizy w kraju pochodzenia.

Zalety korzystania z procedury uproszczonej

Największą zaletą procedury oświadczeniowej jest jej szybkość. W odróżnieniu od zezwolenia na pracę, w przypadku procedury uproszczonej nie jest wymagane przeprowadzenie testu rynku pracy. Sam proces wpisania oświadczenia do ewidencji zwykle zajmuje do 7 dni. Dzięki temu możliwe jest szybkie zaspokojenie potrzeb kadrowych, zwłaszcza w branżach o wysokim zapotrzebowaniu na pracowników.

Chcesz zatrudnić obcokrajowców, ale nie masz czasu zajmować się kwestiami formalnymi?

Rozważasz rekrutacje pracowników na czas wysokiego sezonu, ale wiesz, że na lokalnym rynku może być trudno ich pozyskać?

Skontaktuj się z nami i sprawdź jak możemy Ci pomóc.