Przewodnik dla HR: zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców (ustawa z 20 marca 2025)

W dniu 20 marca 2025 r. uchwalono nową ustawę o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Ustawa ta wprowadza szereg istotnych zmian, które mają na celu uproszczenie i zdigitalizowanie procedur zatrudniania cudzoziemców, a jednocześnie zaostrzenie kontroli oraz zwiększenie odpowiedzialności pracodawców za legalność zatrudnienia.
Nowe przepisy wymagają od działów HR lepszej organizacji procesów kadrowych, ścisłego przestrzegania terminów oraz bieżącego monitorowania dokumentacji zatrudnionych cudzoziemców.

W niniejszym poradniku przedstawiamy najważniejsze zmiany w prawie, praktyczne wskazówki dla HR Managerów, listę obowiązków wynikających z nowych przepisów oraz konkretne rekomendacje dotyczące organizacji pracy działu HR. Celem tego opracowania jest ułatwienie firmom dostosowania się do nowych realiów i zapewnienie zgodności działań z obowiązującymi przepisami.

Najważniejsze zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców

Elektronizacja procedur: Wprowadzenie pełnej cyfryzacji procesu uzyskiwania zezwoleń na pracę dla cudzoziemców – od złożenia wniosku po odbiór decyzji. Ma to skrócić czas oczekiwania na zezwolenia i usprawnić kontakt pracodawcy z urzędem.
Wyższe kary za nielegalne zatrudnienie: Za powierzenie pracy cudzoziemcowi bez podstaw prawnych grozi kara grzywny od 3 000 do 50 000 zł (dotychczas od 1 000 do 30 000 zł) za każdego takiego pracownika. Wysokość kary będzie proporcjonalna do liczby nielegalnie zatrudnionych cudzoziemców.
Zniesienie „testu rynku pracy”: Zamiast dotychczasowej procedury sprawdzającej, czy na dane stanowisko nie można zatrudnić bezrobotnego, wprowadzono mechanizm lokalny – każdy starosta może ustalić listę zawodów i branż, w których w razie potrzeby ograniczy możliwość zatrudniania cudzoziemców.
Nowopowstałe podmioty i okresy zezwoleń: Nowo założone firmy (działające krócej niż rok) oraz te zatrudniające cudzoziemców w wymiarze do ½ etatu mogą otrzymać pozwolenie maksymalnie na rok (zamiast 3 lat).
Obowiązek przekazywania dokumentów do urzędów: Po uzyskaniu zezwolenia pracodawca będzie musiał przesłać wojewodzie lub staroście kopię umowy zawartej z cudzoziemcem oraz za pośrednictwem portalu praca.gov.pl – informacje o rozpoczęciu lub zakończeniu pracy cudzoziemca (w terminach określonych przepisami).
Zaostrzone kontrole urzędów: Straż Graniczna i Państwowa Inspekcja Pracy mogą kontrolować legalność zatrudnienia cudzoziemców bez wcześniejszego powiadomienia pracodawcy, także prowadzić je jednocześnie. Ma to zwiększyć wykrywalność naruszeń przepisów.

Zmiany w zatrudnieniu cudzoziemców – krok po kroku.

Pełna elektronizacja procedur.

Ustawa zakłada wprowadzenie kompleksowego systemu teleinformatycznego, umożliwiającego składanie wniosków o zezwolenie na pracę oraz przekazywanie dokumentów online.

Rekomendujemy utworzenie wewnętrznej checklisty, obejumującej kroki niezbędne do wykonania, aby prawidłowo zatrudnić obcokrajowca (wniosek, uzupełnienia, odbiór decyzji) oraz zasad monitorowania statusu sprawy na koncie pracodawcy.
Wysokie kary za nielegalne zatrudnienie.

Nowe przepisy znacznie zaostrzają sankcje. Kary finansowe sięgają teraz nawet 50 000 zł za każdego nielegalnie zatrudnionego cudzoziemca. Dodatkowo, kara naliczana jest proporcjonalnie do liczby naruszeń. Oznacza to, że w przypadku stwierdzenia nielegalnego zatrudnienia np. 40 osób, pracodawca naraża się na koszty w wysokości min. 3000 zł x 40 , czyli 120000 zł.

HR musi zatem szczegółowo weryfikować uprawnienia cudzoziemców (ważność zezwoleń/pobytu, zgodność wykonywanej pracy z warunkami zezwolenia) oraz prowadzić staranną dokumentację. Wdrożenie wewnętrznych procedur kontroli legalności zatrudnienia – np. okresowej weryfikacji ważności dokumentów pobytowo-pracowniczych każdego obcokrajowca może pomóc w uporządkowaniu procesu i uniknięciu kar. Należy też archiwizować korespondencję z urzędami (wnioski, decyzje, zgłoszenia) na wypadek kontroli ze strony Straży Granicznej czy PIP.

Zniesienie testu rynku pracy i lokalne ograniczenia.

Ustawa rezygnuje z procedury testu rynku pracy. Zamiast niej starostowie sporządzają (w razie potrzeby) listy zawodów, w których na ich obszarze czasowo nie będą wydawane nowe zezwolenia dla cudzoziemców. Oznacza to, że pracodawcy muszą śledzić komunikaty PUP w miejscu prowadzenia działalności.
Dział HR powinien na bieżąco kontaktować się z lokalnym urzędem pracy lub sprawdzać jego stronę internetową w celu poznania ewentualnych ograniczeń. Planując rekrutację obcokrajowców, warto uwzględnić ryzyko czasowych zakazów w niektórych branżach. W razie wątpliwości – konsultować się ze specjalistami lub urzędnikami z PSZ (Powiatowe Służby Zatrudnienia).

Nowopowstałe podmioty i maksymalny okres zatrudnienia.

Przedsiębiorstwa działające krócej niż rok oraz te zatrudniające cudzoziemców w niepełnym wymiarze (≤½ etatu) będą mogły otrzymać zezwolenie na pracę na okres do 1 roku. Z kolei w standardowej sytuacji pozwolenie będzie wydawane na maksymalnie 3 lata. Dla HR oznacza to konieczność szybkiego planowania dłuższych umów.
Nowopowstałe spółki lub oddziały muszą liczyć się z koniecznością częstszych przedłużeń zezwoleń. HR powinien uwzględnić to w budżecie (wyższe koszty formalne, krótsze terminy umów) i dobrze dokumentować daty powstania firmy. Dobrym pomysłem jest wprowadzenie przypomnienia (np. w kalendarzu HR) na 2–3 miesiące przed wygaśnięciem zezwolenia, by na czas złożyć wniosek o przedłużenie.

Przekazywanie dokumentów do organów.

Po uzyskaniu zezwolenia na pracę (lub po rejestracji oświadczenia) pracodawca musi wysłać odpowiedniemu organowi (wojewodzie lub staroście) kopię podpisanej umowy z cudzoziemcem. Dodatkowo od pracodawcy wymaga się zgłaszania w systemie praca.gov.pl: rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca (w ciągu 7 dni od zatrudnienia), niepodjęcia pracy (14 dni od planowanego początku) lub przedterminowego zakończenia zatrudnienia.
Należy wprowadzić wewnętrzny tryb przekazywania kopii umów do urzędu – np. zeskanowanej umowy w określonym terminie po jej podpisaniu (najlepiej wysłać e-mail do odpowiedniego urzędu i zachować potwierdzenie). Ważne jest też ustawienie przypomnień na zgłoszenia w portalu praca.gov.pl. HR powinno pilnować dat zatrudnienia cudzoziemca oraz terminów zgłoszeń (7 lub 14 dni) – niedopełnienie obowiązku może skutkować karą.

Zaostrzone kontrole Straży Granicznej i PIP.

Nowe przepisy umożliwiają przeprowadzanie kontroli legalności zatrudnienia bez uprzedzenia. Oznacza to konieczność ciągłej gotowości dokumentacyjnej. HR musi stale posiadać aktualne egzemplarze umów, zezwoleń i ewidencję pracowników. Ponadto w czasie jednej wizyty kontrolerów dopuszcza się sprawdzenie zarówno legalności zatrudnienia cudzoziemców, jak i innych aspektów (np. bhp, ZUS) jednocześnie.
Wskazane jest przeprowadzanie okresowych wewnętrznych audytów dokumentacyjnych. HR może np. co kwartał sprawdzać kompletność akt osobowych cudzoziemców: zezwolenia, kopii umów, dowodów złożenia dokumentów do urzędu itp. Dzięki temu firma będzie przygotowana na niezapowiedziane wizyty Straży Granicznej czy Państwowej Inspekcji Pracy.

Nowe ryzyko: konsekwencje utrudniania lub udaremniania kontroli

Ustawa z 20 marca 2025 r. wprowadza zaostrzone przepisy dotyczące kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców przez Straż Graniczną oraz Państwową Inspekcję Pracy. Szczególną uwagę należy zwrócić na nowe regulacje dotyczące udaremniania lub utrudniania kontroli, które mogą mieć poważne skutki dla pracodawców.

Czym jest utrudnianie lub udaremnianie kontroli?

Uniemożliwianie inspektorom dostępu do dokumentów (np. akt osobowych, zezwoleń, zgłoszeń do ZUS, ewidencji czasu pracy).
Uniemożliwianie inspektorom dostępu do miejsc wykonywania pracy cudzoziemców.
Odmowa udzielenia wyjaśnień lub zatajenie informacji podczas kontroli.
Opóźnianie dostarczenia żądanych dokumentów lub informacji.

Konsekwencje utrudniania kontroli:

Odmowa wydania nowych zezwoleń na pracę – jeżeli w ciągu ostatnich 24 miesięcy pracodawca utrudniał lub udaremniał kontrolę.

Jak przygotować się do kontroli legalności zatrudnienia na nowych zasadach?

Stworzenie „teczek kontrolnych” z kompletem dokumentów dla każdego zatrudnionego cudzoziemca.
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za obsługę kontroli w firmie.
Przeprowadzanie symulacji kontroli (przeglądy dokumentacji minimum raz na pół roku).
Przeszkolenie recepcji i ochrony na okoliczność prawidłowej obsługi kontroli.

Nowy obowiązek informacyjny: prawo cudzoziemców do wstępowania do związków zawodowych

Ustawa nakłada na podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi obowiązek informowania cudzoziemca na piśmie, w języku dla niego zrozumiałym, o prawie wstępowania do związków zawodowych w Polsce. Cudzoziemiec powinien zostać poinformowany o przysługującym mu prawie najpóźniej przy zawarciu umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej z cudzoziemcem. Informacja musi być przekazana na piśmie, w języku polskim oraz dodatkowo w języku zrozumiałym dla cudzoziemca (np. ukraińskim, rosyjskim, angielskim). Kopię takiej informacji należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej przez 2 lata po zakończeniu zatrudnienia.

Obowiązki działów HR wynikające z nowych przepisów

Zgłaszanie zatrudnienia cudzoziemców: Pracodawca musi raportować do urzędu pracy informacje o zatrudnionym cudzoziemcu przez portal praca.gov.pl – m.in. zgłoszenie rozpoczęcia pracy, rezygnację z zatrudnienia czy niepodjęcie pracy przez obcokrajowca.
Przesyłanie kopii umów: Po wydaniu zezwolenia HR jest zobowiązane wysłać organowi (wojewodzie/staroście) skan umowy o pracę z cudzoziemcem.
Weryfikacja dokumentów pobytowo-pracowniczych: Działy HR muszą sprawdzać i archiwizować kopie wszystkich dokumentów potwierdzających legalność pobytu i pracy (np. zezwolenie na pracę, karta pobytu, Karta Polaka, zaświadczenie o rejestracji pobytu) oraz monitorować ich terminy ważności.
Monitorowanie lokalnych ograniczeń: HR powinno śledzić komunikaty starostwa lub PUP o ewentualnych listach zawodów, w których nie wydaje się nowych zezwoleń na pracę.
Aktualizacja wewnętrznych procedur: Wprowadzenie nowych procedur, uwzględniających elektroniczne składanie wniosków oraz zgłaszanie informacji w portalu. Trzeba też dostosować wzory dokumentów firmowych (umów, aneksów, formularzy) do nowych wymagań.
Szkolenie zespołu HR: Zorganizowanie szkoleń i instruktaży dla pracowników działu kadrowego, dotyczących obsługi nowego systemu praca.gov.pl oraz zmian w przepisach (np. likwidacja testu rynku pracy, zasady kontroli, nowe kary).

Potrzebujesz wsparcia? Skontaktuj się z profesjonalną agencją pracy tymczasowej

W świetle nowych przepisów zatrudnianie cudzoziemców staje się procesem bardziej wymagającym formalnie i organizacyjnie. Aby zminimalizować ryzyko błędów, opóźnień czy sankcji, warto skorzystać z pomocy specjalistów.

Personnel Service oferuje kompleksowe wsparcie w obszarze:

rekrutacji i selekcji kandydatów z zagranicy,
obsługi administracyjnej (w tym przygotowania wniosków, zgłoszeń i raportów wymaganych przez prawo),
reprezentacji przed urzędami i organami kontroli,
zarządzania kadrami obcokrajowców zgodnie z aktualnymi przepisami.

Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc Twojej firmie w bezpiecznym i skutecznym zatrudnianiu pracowników z zagranicy.
Wspieramy Twój biznes w każdym aspekcie zatrudnienia cudzoziemców – sprawnie, bezpiecznie i zgodnie z prawem.